Checklist de los deberes del administrador social.

El cargo de administrador, con independencia del sistema de administración por el que haya optado la sociedad (bien sea administrador único, solidario, mancomunado o consejo de administración), acarrea una serie de obligaciones tipificadas en nuestra legislación mercantil y que, aunque en ocasiones puedan parecer algo abstractas o genéricas, suponen una carga concreta y determinada. ¿Cuáles son?.

Deber de diligencia.

Desde el punto de vista legal una diligente administración se define como la diligencia propia de un ordenado empresario y un representante leal. Desde el punto de vista de la práctica societaria diaria, el administrador debe implicarse y estar informado correctamente de la situación financiera de la compañía y de obligaciones legales y estatutarias tales como:

1. Llevanza de una contabilidad ordenada y cumplimiento de obligaciones legales tales como las de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil en los plazos legalmente previstos;
2. Conocimiento de su obligación de reducir/ampliar capital o disolver la sociedad en los supuestos de pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto contable por debajo de la mitad del capital social (art.363. e LSC);
3. Instar la declaración en concurso voluntario de la sociedad en los casos que legalmente proceda;
4. Cumplimiento de obligaciones tributarias y con la seguridad social.

Deber de Lealtad.

El desempeño del cargo con la lealtad de un fiel representante, obrando de buena fe y en el mejor interés de la Sociedad le obliga a:

• No ejercitar sus facultades con fines distintos de aquéllos para los que le han sido concedidas.
• Guardar secreto sobre la información obtenida en el desempeño de su cargo. Esta obligación le vincula a Ud. y, en su caso, a la persona física representante del administrador y extiende su eficacia aún después de que cese en sus funciones.
• Abstenerse de deliberar y votar en situaciones de conflicto de intereses (directo o indirecto). (Art. 229,1 LSC)

En las Sociedades Limitadas se le prohíbe el derecho de voto en situaciones de conflicto de intereses (art. 190, 1º LSC) y en concreto en los casos de:

• Dispensa de la prohibición de entrar en competencia con la sociedad (art. 199b y 230.1 LSC).
• Establecimiento de cualquier tipo de relación de obra o prestación de servicios entre la sociedad y el socio (art. 220 LSC).
• Concesión de créditos, préstamos, garantías, asistencia financiera o anticipación de fondos. (Art. 162, I LSC).

El art. 114, 1º de Ley de Mercado de valores extiende el deber de abstención a las acciones representadas en virtud de solicitud pública de representación.

• Desempeñar sus funciones bajo el principio de responsabilidad personal, con libertad de criterio e independencia de terceros.
• Adoptar medidas para evitar incurrir en situaciones de conflicto de intereses con el interés social y con los deberes de la sociedad. En concreto deberá abstenerse de:
  • Realizar transacciones con la Sociedad, salvo las operaciones ordinarias de escasa relevancia hechas en condiciones estándar. Esto incluye:
    • La prohibición de asistencia financiera de la Sociedad a sus administradores (art. 162,1º LSC);
    • La autorización de la Junta para el establecimiento o modificación de prestaciones de servicios entre la Sociedad y sus Administradores. (Art. 220 LSC)
  • Utilizar el nombre de la Sociedad o su condición de administrador para influir indebidamente en la realización de operaciones privadas. En este sentido, el art. 227 LSC, prohíbe a los administradores utilizar el nombre de la Sociedad o invocar su condición de administradores para la realización de operaciones por cuenta propia o de personas a ellos vinculadas obteniendo ventajas lesionando el interés de la sociedad. Esto abarca:
    • La prohibición de utilizar las actas sociales con fines privados.
    • La prohibición de utilizar información confidencial (para explotar oportunidades de negocio de la Sociedad).
    • La prohibición de obtener ventajas de terceros (vinculadas a la condición de un contrato entre la sociedad y el administrador).
  • Hacer uso de los activos sociales (información confidencial) con fines privados.
  • Aprovecharse de las oportunidades de negocio de la Sociedad.
  • Obtener ventajas/remuneraciones de terceros (no Sociedad o su Grupo). Salvo las de mera cortesía.
  • Desarrollar, directamente o a través de personas vinculadas, actividades que entrañen una competencia efectiva con la Sociedad o que le sitúen en un conflicto permanente con los intereses de la Sociedad.
  • En todo caso, los administradores deben informar (a los otros administradores si son Mancomunados o Solidarios, al Consejo, o a la Junta en caso de ser Administrador Único cualquier situación de conflicto (directo o indirecto) que ellos o personas a ellos vinculadas puedan tener con el interés de la sociedad.

Otros deberes específicos

Además de las obligaciones descritas contemplados en la Ley los administradores también:

• Debe facilitar el derecho de asistencia (art. 179, I LSC).
• Debe convocar Junta (Art. 167 LSC).
• Debe facilitar el derecho de voto. (Art. 188 LSC).
• Debe informar a requerimiento de los socios (ART. 196 y 197 LSC).
• Debe formular las Cuentas Anuales (Art. 253 LSC).
• Debe pagar el dividendo acordado (Art. 276 LSC).
• Debe exigir el pago de los dividendos pendientes (art. 81 LSC).
• Debe enajenar las acciones propias adquiridas irregularmente (Art. 139 LSC).
• Debe de solicitar la convocatoria para que la Junta adopte el acuerdo de disolución (art 365,1º LSC).
• Debe solicitar la disolución judicial de la Sociedad si no la acuerda la Junta (art 366,2º LSC).
• Debe prestar su colaboración para las operaciones de liquidación (art 384 y ss. LSC).
• Debe solicitar el Concurso si hay insolvencia de la Sociedad (art 2º LC).

Son muchos y variados los deberes del administrador social, desgraciadamente las sanciones administrativas, civiles e incluso penales a las que se enfrentan estos administradores obligan a llevar un seguimiento continuo de las mimas.

Documento elaborado a partir de información suministrada por CISS.

Emilio Palomar